办公室文件管理制度

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办公室文件管理制度第一条管理要点1.为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2.文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3.制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4.根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范1.文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2.公司上报下发正式文件的权利主要集中在党政办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3.公司对内公开文件由党政办公室负责起草和审核，公司领导签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，党政办公室负责审核，审核无误后打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印、签发、盖章。

11.凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。2.机密文件由党政办公室保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理。3.各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。4.根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第三条文件管理流程设计1.内部文件管理流程：起草文件→审批、签发→编号打印文件→下发文件→文件存档2.外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3.借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁